Hausgeld umlagefähig: Was Sie umlegen dürfen

Hausgeld ist nur teilweise umlagefähig. Auf Mieter dürfen Sie nicht einfach die gesamte monatliche Zahlung an die Wohnungseigentümergemeinschaft weiterreichen, sondern nur die laufenden Betriebskosten, die rechtlich als umlagefähig gelten.

Wichtig ist dabei die saubere Rollenverteilung: Das Hausgeld zahlt der Eigentümer an die WEG. Mieter zahlen kein Hausgeld direkt, sondern nur die im Mietvertrag wirksam vereinbarten Nebenkosten beziehungsweise Betriebskosten.

Entscheidend ist deshalb immer der Blick in die Zusammensetzung der Hausgeldabrechnung oder des Wirtschaftsplans. Genau darum geht es in diesem Beitrag: Sie sehen, welche Posten typischerweise umlagefähig sind, welche Kosten beim Eigentümer bleiben und worauf Vermieter bei der Abrechnung gegenüber dem Mieter achten sollten.

Entscheidend ist die Zusammensetzung des Hausgelds

Hausgeld ist die laufende Vorauszahlung, die ein Wohnungseigentümer für die gemeinschaftlichen Kosten einer Wohnungseigentümergemeinschaft leistet. Die Zahlung richtet sich in der Praxis meist nach dem Wirtschaftsplan der WEG und deckt die laufenden Ausgaben des gemeinschaftlichen Eigentums ab. Dazu können zum Beispiel Heizkosten, Wasser, Reinigung, Versicherungen, Verwalterkosten oder Beiträge zur Instandhaltungsrücklage gehören.

Genau darin liegt der entscheidende Punkt: Nicht das gesamte Hausgeld ist umlagefähig. Umlagefähig ist nur der Teil, der als laufende Betriebskosten einzuordnen ist. Alles, was Verwaltung, Rücklagenbildung, Reparaturen oder Instandsetzung betrifft, darf in der Regel nicht in die Nebenkostenabrechnung des Mieters übernommen werden.

Oft werden die Begriffe verwechselt. Hausgeld ist die Zahlung des Eigentümers an die WEG. Nebenkosten sind aus Mietersicht die Kosten, die vertraglich vereinbart und als Betriebskosten umgelegt werden dürfen. Der Begriff Wohngeld wird bei Eigentumswohnungen im Alltag häufig als Synonym für Hausgeld verwendet. Gemeint ist dann nicht das staatliche Wohngeld, sondern die laufende Eigentümerzahlung an die Gemeinschaft.

Gerade bei vermieteten Eigentumswohnungen ist diese Abgrenzung wichtig. Denn die monatliche Hausgeldzahlung sagt allein noch nicht, was davon später auf den Mieter umgelegt werden kann. Erst die Aufteilung in umlagefähige und nicht umlagefähige Bestandteile zeigt, welcher Kostenanteil beim Eigentümer selbst verbleibt. Wer eine Eigentumswohnung vermietet oder kaufen möchte, sollte deshalb nie nur auf die Gesamtsumme schauen, sondern immer auf die einzelnen Posten.

Diese Hausgeld-Posten dürfen Sie meist umlegen

Typisch umlagefähig sind die Kosten, die dem laufenden Betrieb und der laufenden Bewirtschaftung des Gebäudes dienen. Maßstab ist nicht allein die Bezeichnung in der WEG-Abrechnung, sondern die Frage, ob der Posten als Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung einzuordnen ist. Zur Einordnung hilft auch der Aktueller Betriebskostenspiegel für Deutschland. Achtung: Für Kabel-TV gilt seit dem Wegfall des Nebenkostenprivilegs (Kabel-TV) eine geänderte Rechtslage.

Diese Bestandteile bleiben beim Eigentümer

Alles, was nicht zu den laufenden Betriebskosten gehört, bleibt in der Regel beim Eigentümer. Dazu zählt in vielen Fällen auch: Miete für Rauchwarnmelder nicht umlagefähig. Typische nicht umlagefähige Bestandteile des Hausgelds sind:

• Verwaltungskosten, zum Beispiel die Vergütung der Hausverwaltung oder sonstige Kosten der Eigentümerverwaltung. Diese Ausgaben betreffen die Organisation der WEG und nicht den laufenden Gebrauch der Mietwohnung.
• Instandhaltung, Instandsetzung und Reparaturen. Dazu gehören Maßnahmen, die der Erhaltung oder Wiederherstellung der Gebäudesubstanz dienen und deshalb nicht als laufende Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen.
• Die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. Schon das Ansparen der Rücklage ist nicht umlagefähig und darf nicht in der Nebenkostenabrechnung auftauchen.
• Sonderumlagen. Sie werden meist für besondere Maßnahmen oder Finanzierungslücken erhoben und sind grundsätzlich keine umlagefähigen Betriebskosten. Modernisierungskosten können mietrechtlich gesondert relevant werden, aber nicht als einfacher Hausgeld-Posten in der Nebenkostenabrechnung.

So finden Sie den umlagefähigen Anteil in Ihrer Hausgeldabrechnung

Für umlagefähiges Hausgeld gibt es keinen festen Prozentsatz. Wer fragt, wie viel Prozent des Hausgelds umlegbar sind oder ob 300 Euro Hausgeld viel sind, bekommt ohne Blick in die Unterlagen keine verlässliche Antwort. Entscheidend ist nicht nur die Summe, sondern vor allem deren Zusammensetzung.

1. Nehmen Sie den Wirtschaftsplan oder die Jahresabrechnung der WEG zur Hand und markieren Sie alle einzelnen Kostenpositionen. Eine hilfreiche Anleitung: WEG-Jahresabrechnung richtig prüfen.
2. Ordnen Sie die Posten den laufenden Betriebskosten zu. Alles, was typischerweise unter Heizung, Wasser, Müll, Allgemeinstrom, Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst, Aufzug, Grundsteuer oder passende Versicherungen fällt, gehört regelmäßig in diese Gruppe.
3. Ziehen Sie Eigentümerkosten konsequent ab. Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandsetzung, Instandhaltungsrücklage und Sonderumlagen gehören nicht zum umlagefähigen Anteil.
4. Prüfen Sie den Verteilerschlüssel. Der in der WEG verwendete Schlüssel ist nicht automatisch identisch mit dem Schlüssel im Mietvertrag. Für die spätere Mieterabrechnung muss der Ansatz zueinander passen.
5. Ermitteln Sie daraus den Betrag, der tatsächlich als Betriebskosten gegenüber dem Mieter abgerechnet werden kann. So wird aus der Hausgeldabrechnung eine nachvollziehbare Grundlage für die Nebenkosten.

Die Gesamthöhe des Hausgelds sagt für sich genommen also wenig aus. Alter und Zustand des Gebäudes, ein Aufzug, Gemeinschaftsanlagen oder eine hohe Rücklagenbildung können den umlegbaren Anteil deutlich verändern.

Damit die Umlage auf den Mieter auch sauber funktioniert

Selbst wenn einzelne Hausgeld-Posten grundsätzlich umlagefähig sind, heißt das noch nicht, dass sie automatisch beim Mieter ankommen. Damit die Umlage rechtssicher und nachvollziehbar funktioniert, sollten Vermieter auf mehrere Punkte achten:

• Es braucht eine wirksame vertragliche Grundlage. Umlagefähige Betriebskosten müssen im Mietvertrag vereinbart sein. Ohne eine entsprechende Regelung können selbst an sich umlagefähige Kosten nicht einfach über die Nebenkosten abgerechnet werden.
• Hausgeld wird nicht eins zu eins weitergereicht. Der Eigentümer zahlt an die WEG, der Mieter zahlt dagegen vereinbarte Betriebskostenvorauszahlungen oder Pauschalen. Abgerechnet werden deshalb nicht die Hausgeldzahlungen als solche, sondern nur die umlagefähigen Bestandteile innerhalb der jährlichen Nebenkostenabrechnung.
• Der Verteilerschlüssel muss stimmen. Rechnet die WEG zum Beispiel nach Miteigentumsanteilen ab, der Mietvertrag aber nach Wohnfläche, muss der Vermieter die Kosten für den Mieter korrekt neu berechnen. Bei Heizkosten kann zusätzlich die CO2-Kosten-Aufteilung: Was auf Mieter und Vermieter entfällt relevant sein. Es reicht dann nicht, den WEG-Anteil unverändert zu übernehmen.
• Der Abrechnungszeitraum muss sauber festgelegt sein. Außerdem sind Nachforderungen gegenüber dem Mieter in der Regel nur innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums möglich. Wer zu spät abrechnet, verliert häufig Ansprüche.
• Die Abrechnung muss verständlich und transparent sein. Dazu gehören eine klare Aufstellung der Kostenarten, der verwendete Verteilerschlüssel, der auf den Mieter entfallende Betrag und der Abzug bereits geleisteter Vorauszahlungen.
• Belege sollten nachvollziehbar sein. Gerade bei gemischten Positionen wie Hausmeisterkosten ist es wichtig, dass umlagefähige und nicht umlagefähige Tätigkeiten sauber getrennt werden können.

In der Praxis ist genau diese saubere Trennung oft der wichtigste Punkt. Denn nicht die WEG-Abrechnung allein entscheidet über die Mieterabrechnung, sondern die Kombination aus umlagefähigem Kosteninhalt, Mietvertrag und korrekter Verteilung.

Wenn Kosten nicht umlagefähig sind: Was steuerlich wichtig sein kann

Nicht umlagefähig bedeutet nicht automatisch steuerlich bedeutungslos. Bei vermieteten Eigentumswohnungen können bestimmte Kosten, die Sie nicht auf den Mieter umlegen dürfen, auf Eigentümerseite steuerlich relevant sein. Das betrifft allerdings eine andere Frage als die Nebenkostenabrechnung: Steuerlich geht es darum, ob und wann ein Aufwand berücksichtigt werden kann, nicht darum, ob der Mieter ihn tragen muss.

Besonders wichtig ist die Instandhaltungsrücklage. Beiträge zur Rücklage sind steuerlich in der Regel nicht schon dann relevant, wenn sie an die WEG gezahlt werden. Maßgeblich ist häufig erst der Zeitpunkt, zu dem das Geld tatsächlich für eine konkrete Maßnahme verwendet wird. Gerade hier werden Nebenkostenrecht und Steuerrecht oft vermischt.

Wenn Sie eine vermietete Eigentumswohnung abrechnen, sollten Sie diese beiden Ebenen deshalb sauber trennen: Was darf in die Nebenkostenabrechnung und was kann steuerlich eine Rolle spielen? Für die verbindliche steuerliche Einordnung ist der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.